Zeitmanagement

Diese fünf Punkte sind eine Anlehnung an das sogenannte "Eisenhower-Prinzip" und eine Adaption der Umgangsregeln mit E-Mails von Büro-Kaizen.

E-Mails, Post und Aufgaben

Egal ob eine E-Mail, ein Brief oder eine Aufgabe, die zu erledigen ist, es können im Prinzip immer nur diese fünf Entscheidungen getroffen werden:

1. Löschen

   Unwichtiges und was nicht dringend ist, kann gleich gelöscht oder weggeschmissen werden.

2. Weiterleiten

   Weiterleiten geht natürlich nur, wenn es jemand anderen gibt, der die Aufgabe besser oder genauso gut erledigen kann - oder in dessen Zuständigkeit die Sache fällt.

3. Archivieren

   Erledigtes oder in Planung befindliche Dinge sollten sinnvoll abgelegt werden und so zu sagen aus dem "Postausgang" entfernt werden.

4. Erledigen

   Was sofort in ca. 5 Minuten erledigt/beantwortet werden kann sollte auch gleich gemacht werden. Bedarf die Aufgabe längere Zeit oder fehlt noch eine Information, so wird die Sache terminiert > siehe nächster Punkt.

5. Terminieren

   Beim Terminieren sind zwei Dinge wichtig:

   • Einen sinnvollen Termin und ausreichende Zeit dafür einzuplanen.
   • Dass die Unterlagen (Papier, Post, E-Mail, Informationen) sinnvoll abgelegt werden, so dass sie jeder Zeit wieder gefunden werden können.